Muchas empresas de acogida trabajan a través de terceros patrocinadores de prácticas . Aunque estos patrocinadores externos son convenientes, estas empresas pueden preguntarse si pueden convertirse en patrocinadores de prácticas con visado J-1 y cómo hacerlo. La normativa que regula el programa estadounidense de intercambio de visitantes permite que "organizaciones acreditadas" soliciten convertirse en patrocinadores. Sin embargo, éste es sólo el requisito mínimo para poder patrocinar un programa de prácticas. La normativa también impone requisitos adicionales de elegibilidad y cumplimiento del programa de intercambio de visitantes.
Función y responsabilidades del patrocinador de prácticas con visado J-1
Las responsabilidades del patrocinador son distintas de las del anfitrión. El patrocinador externo que puede haber utilizado en el pasado era algo más que un intermediario que ponía en contacto a los estudiantes extranjeros con usted, el empleador anfitrión. De hecho, el patrocinador desempeña un papel esencial en el programa estadounidense de intercambio de visitantes al verificar que tanto el estudiante en prácticas como el anfitrión cumplen con la intención, los requisitos y los objetivos del programa.
Trabajar con los candidatos
El patrocinador trabaja directamente con los candidatos a prácticas remuneradas en EE.UU. para estudiantes internacionales. El patrocinador verifica que el estudiante o recién graduado cumple los requisitos para realizar prácticas en organizaciones de EE.UU., le ayuda a solicitar un visado de visitante y le ayuda a entender el coste del visado de prácticas en EE.UU.
En el caso de las empresas privadas, el Departamento de Estado de EE.UU. cobra al estudiante una tasa de solicitud cuando éste presenta una solicitud de visado J-1 en su embajada o consulado local de EE.UU.. Además, el Departamento de Seguridad Nacional de EE.UU. cobra al patrocinador una tasa (que puede repercutirse a los estudiantes) por registrar al estudiante en el Sistema de Información de Estudiantes y Visitantes de Intercambio (SEVIS) utilizado para hacer un seguimiento de los estudiantes visitantes en EE.UU.
Los pasos para patrocinar a becarios extranjeros para un visado estadounidense son:
- Seleccionar y examinar a los candidatos: El patrocinador es responsable de determinar la elegibilidad de los solicitantes tanto para el programa de prácticas como para un visado J-1. Esto incluye verificar el dominio del inglés de los solicitantes, su condición de estudiante o recién graduado y su situación financiera. Esto incluye verificar el dominio del inglés de los solicitantes, su condición de estudiante o recién graduado y su situación financiera. El patrocinador también debe verificar que el campo de estudio de los solicitantes coincide con la designación ocupacional del programa de prácticas.
- Expedir la documentación a los solicitantes del visado J-1: Sólo un patrocinador puede emitir un Certificado de Elegibilidad para el Estatus de Visitante de Intercambio (J-1), Formulario DS-2019, a los solicitantes aceptados en un programa de intercambio. Los futuros pasantes utilizan este formulario para solicitar el visado de pasante J-1 en la embajada o consulado de EE.UU. local en sus países de residencia. El patrocinador también debe proporcionar a los futuros pasantes un Plan de Capacitación/Prácticas de Colocación, Formulario DS-7002. Este formulario describe cómo funciona el programa de trabajo y el papel que tendrá el estudiante en el programa.
Supervisión de los programas de acogida
Además de ayudar a los becarios a encontrar patrocinio para el visado J-1 en organizaciones estadounidenses, los patrocinadores también supervisan a los anfitriones y los programas de prácticas:
- Evaluar el cumplimiento del programa: Los patrocinadores deben asegurarse de que el programa de prácticas del anfitrión cumple las leyes y reglamentos estadounidenses. Si el programa no es conforme, su empresa no podrá patrocinar a becarios extranjeros para su programa. Esta responsabilidad existe incluso si el patrocinador y el anfitrión son la misma entidad.
- Apoyar a los becarios: Una vez que los solicitantes llegan a EE.UU., el patrocinador es responsable de asegurarse de que el becario se incorpore, reciba formación, sea supervisado y evaluado por el empleador de acogida. El patrocinador también debe permanecer disponible para resolver cualquier problema o proporcionar cualquier información sobre el programa que requieran los becarios.
El Departamento de Estado de EE.UU. se toma muy en serio estas responsabilidades. Un patrocinador que no cumpla con sus obligaciones puede ser sancionado con la suspensión, o incluso el cese, de su designación como patrocinador.
Por lo tanto, el primer paso para convertirse en patrocinador de prácticas con visado J-1 es asegurarse de que su empresa está preparada para asumir estas responsabilidades y de que dispone de un plan para seleccionar a los solicitantes y supervisar las actividades de acogida para comprobar el cumplimiento de las normas.
El Departamento de Estado de EE.UU. espera que los patrocinadores comiencen a administrar un programa de patrocinio inmediatamente después de ser aprobados. En otras palabras, no debe solicitar la designación como patrocinador por si acaso decide patrocinar a los becarios de su empresa. El Departamento de Estado considera su solicitud de patrocinio como un compromiso de comenzar a patrocinar a los becarios de su empresa cuando se le conceda la designación de patrocinador.
Requisitos para ser patrocinador de prácticas con visado J-1
Como representante de una empresa, tendrá que demostrar lo siguiente para que se le apruebe como patrocinador:
- Cumplimiento: Los patrocinadores deben demostrar su capacidad para cumplir y seguir cumpliendo la normativa del Programa de Intercambio de Visitantes. Esto suele demostrarse presentando copias de todas las solicitudes, documentos y acuerdos que se facilitarán a los posibles becarios extranjeros. Además, debe explicar cómo piensa su empresa examinar a los solicitantes para comprobar si cumplen los requisitos y asegurarse de que reúnen los requisitos financieros y de seguro para participar.
- Estado financiero: El promotor debe ser capaz de cumplir todas sus obligaciones financieras como tal. Esto se demuestra adjuntando un informe de auditoría realizado por una empresa independiente de contadores públicos o, en el caso de empresas de nueva creación, un balance elaborado por una empresa independiente de contadores públicos. Estos informes financieros deben demostrar que su empresa está suficientemente capitalizada para poder hacer frente a sus gastos de funcionamiento cotidianos, así como a los gastos de funcionamiento del programa de prácticas.
- Experiencia: El funcionario responsable debe tener al menos tres años de experiencia en programas de intercambio internacional y superar una verificación de antecedentes penales.
Diferencias entre un anfitrión y un patrocinador
Las empresas que no pueden cumplir los requisitos de elegibilidad no pueden ser aprobadas como patrocinadoras de programas de prácticas. Sin embargo, sí pueden acoger un programa trabajando con un patrocinador externo autorizado.
Como anfitrión, una empresa debe:
- Desarrollar un plan: El programa ofrecido por el anfitrión debe proporcionar formación y experiencia de nivel inicial a los solicitantes.
- Notificar a los patrocinadores: El anfitrión deberá notificar a los patrocinadores cualquier cambio en el programa o cualquier emergencia que afecte a los participantes.
- Cumplir las leyes: Los anfitriones deben cumplir todas las leyes que regulan la salud y la seguridad en el trabajo.
- Cumplir las normas del patrocinador: El anfitrión debe trabajar con los patrocinadores para completar todas las evaluaciones obligatorias de los pasantes y acatar cualquier otra regla del patrocinador establecida para mantener el cumplimiento del programa.
Y lo que es más importante, los anfitriones no necesitan la aprobación del Departamento de Estado de Estados Unidos. En su lugar, son examinados por los patrocinadores. Esto permite a las empresas más nuevas o con menos experiencia acoger un programa aunque no estén cualificadas para patrocinar a los becarios que participen en él.
Solicitud para convertirse en patrocinador de prácticas con visado J-1
La solicitud para los patrocinadores de visados J-1 se prepara y presenta electrónicamente utilizando SEVIS. La solicitud electrónica consta de tres partes:
- Información: La solicitud incluye campos para rellenar información sobre la empresa, el funcionario responsable del programa y el programa.
- Certificaciones: Los posibles patrocinadores deben presentar certificaciones firmadas que atestigüen que la empresa cumple los requisitos para actuar como patrocinador y que actuará de acuerdo con las leyes y reglamentos que rigen el patrocinio.
- Documentos adjuntos: Los solicitantes incluyen copias de los materiales del programa, documentos de constitución o formación de la entidad, certificados del estado que demuestren que la empresa está en regla, licencias empresariales y profesionales, organigramas del programa e informes de auditoría y estados financieros.
El coste del patrocinio del visado J-1 incluye una tasa de solicitud. Esta tasa puede variar de un año a otro, pero en 2020, la tasa de solicitud no reembolsable es de 3.982 dólares.
Mantener la designación de patrocinador
Una vez que se apruebe la designación de su empresa como patrocinador, ésta aparecerá en la lista del sitio web del Departamento de Estado de los EE.UU. Aunque la lista incluye la ubicación de cada patrocinador, se permite a los patrocinadores colocar a los solicitantes con anfitriones en cualquier lugar de EE.UU. Si su empresa tiene varias oficinas, sólo necesitará la aprobación de patrocinio para una ubicación para colocar a los becarios en cualquier ubicación con un programa de anfitrión que cumpla los requisitos. Por ejemplo, aunque su empresa figure entre los patrocinadores del visado J-1 en Los Ángeles, podrá colocar a becarios en oficinas de cualquier otro lugar de California o de cualquier otro estado.
Su empresa mantendrá su designación como patrocinador aprobado mientras siga cumpliendo las leyes y reglamentos que rigen el programa de intercambio de visitantes y gestione activamente su plan de prácticas con al menos cinco participantes al año.
Alternativas para convertirse en patrocinador de prácticas con visado J-1
Si su empresa no cumple los requisitos para convertirse en patrocinador o no desea asumir la carga de solicitar y gestionar un programa de patrocinio, tiene muchas alternativas:
- Patrocinadores terceros: Los patrocinadores externos cuentan con la experiencia y la infraestructura necesarias para tratar con estudiantes internacionales y con el Departamento de Estado de EE.UU.. La externalización de las responsabilidades de patrocinio al patrocinador externo le permitirá centrarse en el desarrollo de un programa de prácticas que le beneficie tanto a usted como a sus becarios.
- Formación temporal: En determinadas circunstancias, no se requiere un visado de prácticas J-1. Por ejemplo, un visado B-1/B-2 de prácticas no remuneradas permite una formación temporal de menos de seis meses de duración. Sin embargo, tenga en cuenta que el visado B-1 tiene muchas restricciones que podrían no permitirle llevar a cabo el mismo tipo de programa que podría estar autorizado a realizar con un visado J-1. En particular, los titulares de un visado B-1 no pueden tener un empleo remunerado durante su estancia en Estados Unidos.
- Formación para estudiantes: Los estudiantes internacionales en EE.UU. con visado de estudiante (F-1), pueden desempeñar trabajos remunerados relacionados con su campo de estudio. Las normas de prácticas del visado F-1 permiten a estos estudiantes solicitar un empleo temporal remunerado tras obtener un documento de autorización de empleo del Servicio de Aduanas e Inmigración de Estados Unidos.
Cuándo recurrir a un tercero como patrocinador de prácticas con visado J-1
Según las normas y reglamentos del Departamento de Estado de EE.UU., a estas empresas anfitrionas les conviene recurrir a un patrocinador externo en lugar de convertirse en patrocinadoras:
- Empresas con programas pequeños: Dado que los patrocinadores deben colocar al menos a cinco becarios al año, cualquier empresa con un programa de menos de cinco participantes estará mejor servida si recurre a un tercero patrocinador. Del mismo modo, las empresas que deseen tener la flexibilidad de contratar a menos de cinco becarios en determinados años tendrán que recurrir a un patrocinador externo.
- Empresas sin personal especializado en prácticas: El Departamento de Estado de EE.UU. exige que el patrocinador disponga de los recursos y el personal necesarios para examinar a los becarios antes de que sean aprobados y prestarles apoyo después de su llegada. Las empresas que no puedan disponer del personal y los recursos necesarios para mantener un programa de patrocinio deberán recurrir a un patrocinador externo.
- Empresas que necesitan un gran número de candidatos: Los patrocinadores externos suelen promocionar programas de múltiples anfitriones. Si bien esto aumenta su competencia por los candidatos, también le da acceso a una gran reserva de candidatos.
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Si su empresa ha contratado a becarios extranjeros, conoce todas las ventajas que conlleva acoger a estudiantes internacionales. En un mundo que se globaliza rápidamente y en un mercado laboral competitivo, tener acceso a los mejores candidatos, independientemente de su país de origen, se ha convertido en algo de vital importancia para muchas industrias. Además, no se puede exagerar el valor de los trabajadores multilingües y multiculturales a medida que amplía su cadena de suministro y sus mercados a regiones del mundo sin explotar.
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