Plan de formación para el DS-7002: Cómo aprobar el examen a la primera

Todo el proceso de solicitud de visado J-1 para becarios o aprendices comienza con el formulario DS-7002. El Departamento de Estado de los Estados Unidos utiliza este formulario para confirmar que la estancia constituye una experiencia de aprendizaje estructurada: fases de formación definidas, un supervisor designado, un marco de evaluación claro y un lugar de actividad verificado. Sin un formulario DS-7002 aprobado, el patrocinador no puede expedir el DS-2019, y sin el DS-2019 no se celebra la entrevista para el visado. Un plan que carezca de especificidad en cualquier sección se devuelve para su revisión, lo que puede retrasar la entrevista de visado de su participante varias semanas.

Esta guía está dirigida principalmente al responsable de RR. HH. o al responsable de contratación que debe cumplimentar el formulario DS-7002. Los becarios que estén a punto de firmarlo, los coordinadores de prácticas que estén familiarizándose con el formulario y cualquier persona que se enfrente a él por primera vez encontrarán que las explicaciones y los ejemplos prácticos que se incluyen a continuación también les son de utilidad.

Intrax una entidad patrocinadora de visados J-1 designada por el Departamento de Estado de los Estados Unidos desde 2003. A través de nuestros Global Internships , hemos colocado a más de 50 000 participantes del programa J-1 en empresas de acogida estadounidenses desde 2010, y revisamos miles de formularios DS-7002 al año. Esta guía le explica qué se requiere en el formulario, qué se devuelve y cómo redactar un plan que supere la revisión a la primera.

Guía rápida para principiantes:

• DS-7002: Este formulario, el plan de formación
• DS-2019: Certificado de elegibilidad, que expide el patrocinador para que el participante pueda solicitar un visado J-1
• SEVIS I-901: tasa federal para visitantes de intercambio, que debe abonarse en línea antes de la entrevista en la embajada
• DS-160: formulario de solicitud de visado en línea que el participante debe rellenar para el consulado de EE. UU. 

Qué es realmente el DS-7002

El DS-7002 es un plan de formación jurídica exigido por el Departamento de Estado de los Estados Unidos antes de que se pueda expedir cualquier visado J-1 para becarios o aprendices. Sin él, no hay DS-2019, y sin el DS-2019, no hay visado.

Este documento ha sido redactado conjuntamente por tres partes: la empresa de acogida, el patrocinador (Intrax) y el participante. Cada una de ellas lo firma y asume las obligaciones legales correspondientes. El Departamento de Estado lo utiliza para verificar que la estancia constituye una auténtica experiencia de aprendizaje regulada por 22 CFR § 62.22, la normativa federal que define los programas de intercambio para visitantes.

Una aclaración antes de continuar: el formulario DS-7002 es obligatorio ÚNICAMENTE para las categorías de becarios y aprendices con visado J-1. Los investigadores, profesores, docentes, au pairs y monitores de campamentos siguen estructuras de programa diferentes y no deben presentar este formulario.

Nota para los participantes: Tu firma tiene validez legal. Certifica que has leído el plan y aceptas el puesto, el salario, el supervisor designado, el horario y la duración tal y como figuran en el documento. Los desacuerdos importantes que no se planteen desde el principio saldrán a la luz durante la entrevista en la embajada, cuando solucionarlos llevará días o semanas en lugar de una simple llamada telefónica. Si algo le parece incorrecto (especialmente el salario, el nombre del supervisor, las fechas de inicio y finalización o el lugar de la actividad), coméntelo con su patrocinador antes de firmar.

Si te han enviado por correo electrónico un formulario DS-7002 para que lo firmes, pasa directamente a la sección de preguntas frecuentes que aparece a continuación. El resto de esta guía está dirigido a la empresa de acogida que debe rellenarlo.

DS-7002 frente a DS-2019: una comparación en 60 segundos

Si eres nuevo en el tema del patrocinio J-1, es fácil confundir estos dos formularios. Aquí tienes un resumen.

DS-7002 (Plan de formación y prácticas)

• Quién lo rellena: la empresa de acogida lo redacta; el patrocinador lo revisa
• Requisito exclusivo para las categorías de becarios y aprendices con visado J-1
• Cuándo: Antes de que se pueda expedir el formulario DS-2019
• Destino: Archivo del programa del patrocinador
• Firmado por: Patrocinador + supervisor del anfitrión + participante

DS-2019 (Certificado de elegibilidad para la condición de visitante de intercambio)

• Quién lo rellena: cuestiones relacionadas con el patrocinador
• Requisito para: todas las categorías J-1
• Cuándo: Una vez aprobado el formulario DS-7002 (si procede)
• Próximos pasos: entrevista en la embajada + punto de entrada a EE. UU.
• Firmado por: el patrocinador , el participante del programa J-1 y el funcionario consular 

El DS-7002 da lugar al DS-2019, y el DS-2019 da lugar al visado. Si se resuelve cualquier problema en el plan de formación ahora, antes de que se hayan recogido las tres firmas, se ahorrarán días o semanas en el proceso.

Las tres partes que firman el DS-7002

Cada DS-7002 requiere tres firmas, y cada parte asume obligaciones específicas en virtud de dicha firma.

1. El patrocinador (Intrax) comprueba que la asignación se ajuste a la normativa federal, firma el formulario y expide el DS-2019 una vez aprobada.
2. La empresa de acogida (usted) elabora el plan de formación, designa al supervisor in situ, certifica el salario y el horario, y firma.
3. El participante revisa el plan que seguirá durante los próximos meses y lo firma.

Las tres firmas deben estar registradas antes de que se expida el formulario DS-2019. 

Lo que el Departamento de Estado realmente busca en el formulario DS 7002

Los evaluadores no se limitan a marcar una casilla. Se preguntan si estas prácticas contribuirán realmente a desarrollar las competencias profesionales del participante en un entorno estructurado y supervisado. Un plan que parezca una oferta de empleo suspende esa prueba de inmediato.

Estos son los requisitos específicos que determinan si un formulario DS-7002 supera la revisión:

• Fases de una duración máxima de 4 meses cada una (según las normas Intrax para programas de prácticas)
• Nombre completo del supervisor (se requiere el nombre completo; el cargo por sí solo no es suficiente; el supervisor debe ser un empleado en activo con experiencia relevante; los contratistas y compañeros de trabajo no cumplen los requisitos)
• En el caso de las prácticas remuneradas, el salario debe ser igual o superior al salario mínimo federal, más cualquier salario mínimo estatal o local aplicable (véanse las directrices sobre el salario mínimo del Departamento de Trabajo).
• Las fases deben describir lo que el participante aprenderá más allá de las tareas que desempeñará (el plan debe leerse como una hoja de ruta de aprendizaje, más que como una descripción del puesto).
• Las horas deben corresponder a un puesto a tiempo completo
• El componente cultural debe ser sustancial (la frase «el becario puede asistir a eventos opcionales» no cumple este requisito)
• Actividades prohibidas para los becarios: trabajos no cualificados o esporádicos, cuidado de niños, cuidado de personas mayores, atención médica a pacientes o contacto con ellos, o más del 20 % de tareas administrativas o de apoyo en la oficina (véase j1visa.state.gov/programs/intern)

Cómo estructurar las fases para que superen la revisión

La precisión es lo que distingue a un plan que se aprueba de uno que se devuelve. Las descripciones imprecisas de las fases son uno de los motivos más habituales por los que un formulario DS-7002 se devuelve al solicitante para su revisión.

Así es como se ve la diferencia en la práctica.

Impreciso (puede que se devuelva):

Fase 1 (meses 1-3): El becario colaborará con el equipo de marketing en diversas campañas y adquirirá conocimientos sobre marketing digital.

Específico (tiene más probabilidades de superar la revisión):

Fase 1 (meses 1-3): El becario observa dos ciclos completos de campaña, acompaña al responsable de SEO en tres revisiones de campaña, obtiene la certificación de HubSpot de la empresa y elabora un informe sobre el panorama competitivo antes de la semana 12. Evaluación: una rúbrica basada en cuatro criterios que abarca la precisión, la profundidad del análisis, la comunicación y la gestión de proyectos, puntuada en una escala del 1 al 5 por el supervisor.

La segunda versión especifica los métodos (observación, acompañamiento, obtención de una certificación), los resultados esperados (informe sobre el panorama competitivo) y el marco de evaluación. Los evaluadores necesitan ver un proceso de aprendizaje estructurado, y esa estructura debe quedar patente en el documento.

Las fases también deben complementarse entre sí. La fase 1 suele abarcar la incorporación y la observación. La fase 2 introduce la participación supervisada. La fase 3 avanza hacia el trabajo independiente con revisiones periódicas por parte del mentor. Un plan de 12 meses en el que las tres fases parezcan idénticas da la impresión de haber sido copiado y pegado, y los revisores se dan cuenta.

8 razones por las que se devuelven los formularios DS-7002

La devolución de un plan supone una pérdida de tiempo para tu becario en el proceso de tramitación del visado. Estos son los problemas que surgen con mayor frecuencia.

1. Las descripciones de las fases son imprecisas. «Ayudará en diversas tareas» parece más un anuncio de empleo que un plan de aprendizaje. En cada fase deben especificarse las habilidades, los métodos y los resultados concretos. Solución: reescribe cada fase para indicar tres resultados concretos y los métodos que utilizarás para enseñarlos.
2. El supervisor aparece indicado solo por su cargo. Es necesario indicar el nombre de una persona real. La indicación «Director de marketing» sin un nombre asociado está incompleta. Solución: introduce el nombre completo del supervisor y confirma que se trata de un empleado actual con la experiencia pertinente.
3. El supervisor no se ajusta al puesto. El hecho de que un becario de diseño gráfico esté supervisado por un director regional de ventas suscitará dudas sobre si realmente se pueden alcanzar los objetivos de formación. Solución: asignar un supervisor cuyo puesto se ajuste al ámbito de formación del participante, aunque ello implique trasladar la beca a otro departamento.
4. El salario que figura en el formulario DS-7002 no coincide con el de la carta de oferta. Incluso una pequeña discrepancia se señala y es necesario corregirla antes de poder continuar con el formulario. Solución: abre ambos documentos uno al lado del otro y compara todas las cifras antes de enviarlos.
5. Las horas programadas no cumplen los requisitos para una plaza a tiempo completo. Las plazas a tiempo parcial no cumplen los requisitos establecidos en la normativa estándar para becarios y aprendices con visado J-1. Solución: comprueba que tanto la carta de oferta como el formulario DS-7002 indiquen un horario a tiempo completo antes de presentarlos.
6. Falta el componente cultural o se ha rellenado con contenido genérico. Una sección en blanco o un texto genérico sobre actividades opcionales da la impresión de que no se respeta el espíritu del intercambio cultural. Solución: sustituye el texto genérico por dos o tres ejemplos concretos propios de tu empresa, como un programa de mentoría, una salida trimestral de la empresa o una visita programada a un lugar de interés cultural local.
7. El plan parece más bien una descripción de un puesto de trabajo. En él se enumeran las obligaciones de la empresa, en lugar de los objetivos de aprendizaje del participante. Solución: reescribe cada fase para que comience por lo que el participante va a aprender, en lugar de lo que va a producir para ti.
8. El lugar de trabajo no coincide con la ubicación real. Entre los motivos más habituales se encuentran la omisión de oficinas satélite o las rotaciones entre varios centros que no se han documentado. Solución: enumera todos los lugares en los que trabajará el participante, incluidas las oficinas satélite, así como cualquier calendario de rotaciones.

El lugar que ocupa el DS-7002 en tu proceso de contratación

El DS-7002 es un documento previo a la solicitud de visado y se encuentra al principio de un proceso que lleva semanas completar.

1. La empresa de acogida define el puesto, el supervisor y la remuneración
2. El patrocinador confirma que la asignación cumple los requisitos establecidos en la normativa J-1
3. Se entrevista al participante y se le admite
4. El formulario DS-7002 ha sido redactado por el anfitrión con la colaboración del patrocinador
5. Formulario DS-7002 firmado por las tres partes
6. El patrocinador expide el formulario DS-2019
7. Intrax la tasa SEVIS I-901; el participante rellena el formulario DS-160 y acude a la entrevista en la embajada 
8. Una vez aprobado el visado, el participante llega a EE. UU.
9. Evaluación intermedia presentada al patrocinador (para programas de más de 6 meses)
10. Evaluación final presentada al patrocinador antes de que finalice el programa
11. Periodo de gracia de 30 días tras la fecha de finalización del programa
12. Los participantes deben salir de los Estados Unidos dentro del plazo de gracia de 30 días; una vez que salgan, no podrán trabajar, continuar con las actividades del programa ni volver a entrar en el país.

Comprender la duración de este proceso es la razón principal por la que los patrocinadores deben iniciar el DS-7002 con antelación. Cada ciclo de revisión añade varios días. Consulte el proceso completo de solicitud del visado J-1 para conocer los plazos detallados.

Nota para los participantes: La fecha más temprana en la que podréis concertar una cita para el visado dependerá de cuándo finalice todo este proceso. Si el formulario DS-7002 se rellena correctamente a la primera, podéis ahorraros varias semanas.

Evaluaciones: ¿Qué ocurre una vez iniciado el programa J-1?

Las obligaciones del programa no terminan cuando se aprueba el visado J-1. Cada asignación de un becario o pasante con visado J-1 incluye dos fases de evaluación.

• Para programas de menos de 6 meses: una evaluación final, firmada tanto por el participante como por el supervisor
• Para programas de más de 6 meses: evaluación intermedia y evaluación final, ambas firmadas
• Todas las evaluaciones se envían al patrocinador antes de la fecha de finalización del programa

En Intrax, enviamos las evaluaciones intermedias y finales tanto al anfitrión como al participante. El formato ya lo ha preparado Intrax, pero el anfitrión puede (y debería) incluir otros tipos de indicadores de evaluación en el plan de formación. 

Cómo te Intrax a aprobar el examen a la primera

Intrax cada formulario DS-7002 con arreglo a la normativa federal antes de enviarlo al SEVIS, para garantizar que las respuestas sean precisas y completas. Con más de 20 años de experiencia como patrocinador designado de becarios y aprendices J-1 y más de 50 000 participantes J-1 colocados en empresas como Splunk, Lime, Robinhood, Superhuman y Equilar, nuestro equipo ha visto prácticamente todos los problemas que puede presentar un plan de formación. ¡Sabemos lo que hace falta para que aprueben tu plan y tu becario o aprendiz suba al avión!

Acoge a un becario o aprendiz con visado J-1 a través de Intrax

Un formulario DS-7002 bien estructurado es la base para una asignación J-1 que cumpla con la normativa, y hacerlo bien desde el primer envío garantiza el cumplimiento de los plazos y la obtención del visado de tu becario. Intrax del patrocinio, la revisión normativa y la emisión del formulario DS-2019. Tú aportas el puesto, el supervisor y el plan de formación.

¿Listo para dar el siguiente paso? Póngase en contacto con el Intrax hoy mismo para informarte sobre el patrocinio J-1 o consulta los precios y los requisitos.

Preguntas frecuentes sobre el DS-7002

¿Qué es el formulario DS-7002?

El DS-7002 es un plan de formación y prácticas exigido por el Departamento de Estado de los Estados Unidos para las categorías de visados J-1 de pasantes y aprendices. En él se detallan los objetivos de aprendizaje del participante, la estructura de las fases, el supervisor, el salario y los criterios de evaluación. El patrocinador, la empresa de acogida y el participante deben firmarlo antes de que se pueda expedir el DS-2019.

¿Dónde puedo conseguir un formulario DS-7002 en blanco?

Tu patrocinador J-1 designado te enviará el formulario DS-7002 una vez que se haya determinado tu destino. El formulario en blanco también está disponible públicamente en la página web del Departamento de Estado de los Estados Unidos. Intrax la versión definitiva a todas las partes para su firma a través de DocuSign.

¿El DS-7002 es igual que el DS-2019?

No. El DS-7002 es el plan de formación elaborado por la empresa de acogida y revisado por el patrocinador. El DS-2019 es el Certificado de Elegibilidad expedido por el patrocinador tras la aprobación del DS-7002. El participante debe presentar el DS-2019, junto con una copia de su DS-7002, en la entrevista en la embajada. 

¿Cuál puede ser la duración de las fases del DS-7002?

Según las normas Intrax , cada fase no puede durar más de cuatro meses para los participantes. Un programa de doce meses suele constar de tres fases de hasta cuatro meses cada una.

¿Cuál es la duración máxima de los programas de prácticas y formación J-1?

Los programas de prácticas J-1 tienen una duración máxima de 12 meses. Los programas de formación J-1 tienen una duración máxima de 18 meses (excepto los programas del sector hotelero, cuya duración máxima es de 12 meses). Consulte j1visa.state.gov/programs/trainee para conocer los requisitos específicos de los programas de formación.

¿Se puede reutilizar el mismo DS-7002 para varios participantes?

No. Cada participante debe disponer de su propio formulario DS-7002, adaptado a su función específica, su supervisor, las fases del proyecto y su remuneración.

¿Cómo puedo saber si mi formulario DS-7002 está listo para enviar?

Comprueba que cumple las ocho razones mencionadas anteriormente. En cada fase deben indicarse los resultados concretos que se esperan y los métodos que se utilizarán para impartir la formación. El nombre completo del supervisor debe figurar y este debe corresponder al puesto. El salario y el horario deben coincidir con los indicados en la carta de oferta. El apartado sobre la cultura de la empresa no debe ser meramente decorativo. El lugar de trabajo debe coincidir con el lugar donde el participante vaya a trabajar realmente. En caso de duda, solicita a tu patrocinador una revisión previa a la presentación.

¿Qué ocurre si cometemos un error al rellenar el formulario DS-7002?

Póngase en contacto con su patrocinador de inmediato. Las correcciones menores pueden resolverse por vía administrativa. Los cambios significativos en la función, el supervisor o la estructura del programa suelen requerir una modificación formal. Intentar continuar con información incorrecta en el expediente supone un riesgo de incumplimiento normativo.

¿Y si el puesto cambia considerablemente durante el programa?

Cualquier modificación formal del formulario DS-7002 debe presentarse a través del patrocinador. No se pueden realizar cambios de manera informal en lo que respecta al lugar de la actividad, al supervisor o a los objetivos fundamentales de la formación. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto directamente con el Intrax .