Si hay algo que podemos decir del año 2020 es que nos obligó a todos a ejercer nuestra flexibilidad. Entre otros innumerables cambios que personas de todo el mundo se vieron obligadas a introducir en sus vidas, muchos empleados y empresarios se encontraron también adaptándose al trabajo a distancia. De hecho, hasta el 70% de los trabajadores estadounidenses han trabajado desde casa durante el COVID-19, frente al 20% antes de la pandemia.
Si la transición fue una sacudida para los empleados fijos, fue un terremoto para los becarios. Mientras que algunas prácticas se cancelaron por completo debido a la pandemia, muchas otras se convirtieron en prácticas a distancia.
Estas prácticas de formato único conllevan retos exclusivos, así como ventajas que algunos empleadores no habían previsto. Cuáles son esos pros y esos contras, y cómo puedes sacar el máximo partido de tus becarios a distancia?
Ventajas de las prácticas a distancia
A pesar de sus dificultades, las prácticas a distancia siguen siendo una gran oportunidad de aprendizaje y crecimiento, tanto para los becarios como para los empresarios. Incluso tienen ventajas sobre las prácticas tradicionales.
Oportunidades a prueba de pandemias
Lamentablemente, cuando COVID-19 se extendió en 2020, el 22% de las empresas cancelaron por completo sus prácticas. Sin embargo, muchas de las que se quedaron optaron por las prácticas a distancia, y han cosechado los frutos.
La realidad es que nadie sabe si habrá brotes de futuras cepas de COVID-19 ni cuándo, y del mismo modo que ésta no es la primera epidemia a la que nos enfrentamos, tampoco será la última. Otros problemas, como las catástrofes naturales, también podrían hacer necesario el trabajo desde casa en el futuro. Las empresas que ahora saben cómo gestionar las prácticas a distancia tienen una forma de continuar con sus programas de prácticas incluso ante un futuro imprevisible.
Un mayor número de candidatos
Por su propia naturaleza, los becarios remotos no tienen que vivir en su zona ni estar dispuestos a trasladarse temporalmente a ella. Tienes acceso a talentos de todo el mundo con la misma facilidad que tendrías acceso a becarios que viven a una manzana de distancia. Esto hace que sea más fácil encontrar el talento perfecto y la cultura adecuada para su equipo.
Desarrollar la independencia
En el mundo de la tecnología, en particular, los profesionales buscan constantemente soluciones a problemas que nunca antes habían visto. Por eso, una de las habilidades más importantes en tecnología es aprender a utilizar recursos para resolver un problema por uno mismo.
Los becarios remotos tienen más probabilidades de desarrollar esta habilidad porque es menos probable que recurran a su mentor en el cubículo de al lado cada vez que se les ocurre una pregunta. En lugar de eso, se tomarán un momento para ver si pueden encontrar la respuesta por sí mismos, lo que no solo fomenta su sentido de la iniciativa independiente, sino también su confianza.
Exposición al trabajo profesional a distancia
Al verse obligados a trabajar a distancia por la pandemia, los directivos de empresas de todo el mundo se han expuesto por fin al trabajo a distancia como no lo habían hecho antes. Para muchos, la transición y los resultados fueron más suaves de lo esperado, y planean ofrecer más oportunidades de trabajo remoto en el futuro.
Si su empresa está entre las que ven futuro al trabajo a distancia, unas prácticas a distancia son una forma perfecta de probar nuevos talentos. Tienes la oportunidad de ver cómo funcionan tus becarios en un entorno remoto, por lo que es fácil saber si serían adecuados para ese entorno de trabajo a largo plazo.
Principales retos de las prácticas a distancia
Por muy beneficiosas que hayan sido las prácticas a distancia tanto para los empresarios como para los becarios, también conllevan retos innegables.
Gestión del personal
Una de las razones por las que algunos ejecutivos y directivos han dudado en el pasado sobre el trabajo a distancia es su preocupación por la gestión de la plantilla. Temían que fuera difícil mantener a los empleados motivados y comprometidos si no podían verlos, y para algunos, eso ha resultado ser cierto.
Incluso para los becarios más trabajadores y centrados, es habitual cierta falta de compromiso cuando están aislados de sus mentores y compañeros de trabajo. Esto ha obligado a los directivos a ajustar la forma en que se comunican con sus equipos. Esto es especialmente cierto en el caso de los becarios, porque aún no tienen un flujo de trabajo establecido como sus compañeros permanentes.
Continuidad de las actividades
Una cultura coherente es una parte crucial de un lugar de trabajo. Necesitas que tus empleados (y becarios) se sientan implicados en la empresa y tengan un vínculo de colaboración entre ellos. Eso es difícil de conseguir cuando no hay una fuente de agua alrededor de la que reunirse.
Los becarios, en particular, necesitan sentir los efectos de la cultura de su empresa porque aún no están familiarizados con ella. Si estás contento con su trabajo, también quieres que se sientan atraídos por la idea de un puesto permanente, y es más probable que esto ocurra si sienten un vínculo con su equipo y la empresa.
Adquisición de talentos
El proceso de contratación y adquisición de talentos suele ser bastante personal. Es posible que hable con sus becarios por teléfono y que, a continuación, realice una o dos entrevistas en persona y los reúna con el equipo para evaluar su química. Por supuesto, esto no resulta tan natural cuando hay que realizar todo el proceso a distancia.
En las prácticas de tecnología, en particular, la mayoría de los empleadores incorporan pruebas de aptitudes en sus entrevistas. Puede resultar difícil encontrar la forma adecuada de hacerlo por videollamada.
Contratación en el campus
Antes de la pandemia, muchos empleadores contrataban personal para sus prácticas visitando los campus universitarios para conocer a los estudiantes, hablar en las clases y realizar entrevistas. Las ferias de prácticas también eran muy populares. Todas estas interacciones daban a los empresarios la oportunidad de entusiasmar a los estudiantes con sus prácticas.
Cuando contratas a becarios a distancia, pierdes estas oportunidades de contratación en el campus. Las prácticas digitales pueden ser una opción, pero sigue faltando un componente interactivo.
Consejos para maximizar sus programas de prácticas a distancia
A pesar de los retos, las prácticas a distancia pueden ser tremendamente productivas y beneficiosas si se utilizan las estrategias y ajustes adecuados. Empieza con estos consejos.
Establezca una estrategia probada de contratación a distancia
Lo primero es lo primero: tienes que modificar tus estrategias de contratación anteriores para que funcionen con un formato de contratación y entrevistas a distancia. Por ejemplo, puede producir vídeos para que los becarios conozcan la cultura de su empresa. También puede utilizar herramientas y socios diseñados para la contratación de becarios a distancia.
Perfeccione también las preguntas de la entrevista y las pruebas de aptitudes. Para los becarios de desarrollo de software, por ejemplo, prueba a hacerles preguntas diseñadas específicamente para comprobar si están preparados para el trabajo a distancia.
Invierta en herramientas de comunicación versátiles
Disponer de las herramientas de comunicación adecuadas para su equipo es una de las formas más importantes de facilitar un trabajo a distancia productivo. Quieres que los miembros del equipo puedan ponerse en contacto entre sí para hacer preguntas o incluso tener una charla amistosa de forma rápida y sencilla. Esto es especialmente importante para los becarios, que seguro que tienen más preguntas.
Disponga de un conjunto establecido y uniforme de herramientas de comunicación para uso de los equipos. Por ejemplo, puede tener una plataforma de chat digital que los empleados deben mantener abierta en segundo plano todo el día para intercambios rápidos, así como una plataforma de vídeo a la que pueden acceder para una llamada rápida. La clave está en la continuidad: que todos utilicen las mismas herramientas para que haya un lugar en el que sepan que pueden ponerse en contacto con cualquiera.
Programar reuniones de control permanentes
Es fácil que los jefes y sus becarios sientan una mayor desconexión cuando trabajan a distancia porque no están físicamente cerca el uno del otro. Para salvar esa distancia, asegúrate de no dejar pasar demasiado tiempo entre sus interacciones.
Intenta establecer una reunión permanente una o dos veces por semana entre cada becario y su mentor o director. Así tendrán la oportunidad de discutir cualquier problema o pregunta que puedan tener y hacer un seguimiento de su progreso sin tener que dedicar tiempo imprevisto a su agenda.
Considerar un modelo de rotación
Durante unas prácticas tradicionales, el simple hecho de trabajar en una oficina cerca de otros equipos cada día permitirá al becario hacerse una idea de esos otros equipos. En el caso de las prácticas a distancia, es posible que tengas que hacer un mayor esfuerzo para que el becario conozca varios equipos.
En función de las necesidades del becario, considere la posibilidad de utilizar un modelo de rotación. El becario puede pasar unas semanas con un equipo, luego unas semanas con otro equipo, y así sucesivamente.
Esto no sólo mejora la experiencia de aprendizaje del becario, sino que le ayuda a conocer otros aspectos de su empresa que probablemente afecten a su función principal de becario. También les proporciona un conocimiento más profundo de la empresa en su conjunto, lo que será una ventaja si les contrata a tiempo completo después de las prácticas.
Elegir al mentor adecuado
En el caso de las prácticas a distancia y presenciales, hay que asignar a cada becario un "mentor", su principal punto de contacto diario. Se trata de la persona que, por lo general, les tutela y les enseña los métodos de trabajo.
Siempre es importante elegir un mentor que sea positivo, agradable y competente en su trabajo. Sin embargo, en el caso de las prácticas a distancia, también debes asegurarte de que el mentor es experto en liderazgo a distancia. Se trata de un conjunto de habilidades totalmente diferentes que hay que perfeccionar, y la capacidad del mentor para enseñar a distancia puede ser decisiva para la experiencia y el rendimiento del becario.
Invierta tiempo en crear documentación
Hay ciertos aspectos del trabajo de los becarios que sólo pueden aprender mediante la interacción personal y la instrucción práctica, aunque sea a distancia. Sin embargo, hay muchas partes más mundanas del trabajo en las que no tienen por qué estar pensando o intentando recordar continuamente. Por ejemplo, los protocolos y procedimientos de la empresa, las listas de tareas diarias, etc.
Para este tipo de detalles, tu futuro yo te lo agradecerá si inviertes tiempo en documentarlos de antemano. Crea un manual de prácticas, por ejemplo, que contenga esas listas de comprobación básicas. De este modo, no sólo evitarás que el becario tenga que recordar o preguntar detalles innecesarios, sino que podrás reutilizar esta guía para que tus futuras prácticas sean más fluidas.
Aumente sus mediciones de progreso
Es asombroso lo fácil que les resulta a los empleados y becarios juzgar su rendimiento diario simplemente observando las señales verbales y no verbales de sus jefes. Pueden aprender mucho simplemente observando las expresiones faciales de alguien mientras revisa su último proyecto.
Los becarios se pierden esa evaluación constante cuando trabajan a distancia, y eso puede hacer que se sientan menos seguros de su rendimiento. Para compensarlo, aumente el número de evaluaciones de progreso que suele realizar para los becarios.
Asegúrese de evaluar el progreso del becario tanto cuantitativa como cualitativamente. Es posible que tengas listas de referencia con las habilidades que deberían haber aprendido o las tareas que deberían haber completado a los 15 días, a los 30 días, a los 45 días, etcétera. Además, pídeles a sus mentores y jefes que hablen de su progreso cualitativo a lo largo del proceso.
Dedique tiempo al compromiso de los empleados
Mantener a sus empleados comprometidos y cordiales entre sí es una parte más importante de mantener un lugar de trabajo productivo y exitoso de lo que muchos líderes creen. Los empleados colaboran mejor cuando conocen a sus compañeros y se llevan bien con ellos. También tienden a implicarse más en la empresa cuando tienen un vínculo con los demás empleados.
Esto es tan cierto para los becarios como para los empleados fijos. Para ayudarles a crear esos lazos de compañerismo, reserva tiempo específicamente para ello. Organiza charlas a distancia, almuerzos de equipo o happy hours con juegos. Esto parece sencillo y trivial, pero permite que los becarios se sientan más cómodos planteando preguntas a sus compañeros y contribuye a la cultura de la empresa.
Cómo maximizar sus programas de prácticas a distancia
Puede que 2020 nos haya dejado a todos con la boca abierta, pero si hay un resquicio de esperanza, es el aumento de las oportunidades de trabajo y prácticas a distancia. Utilizando las estrategias anteriores, puedes hacer de cada periodo de prácticas a distancia una experiencia productiva y positiva que beneficie a todos los implicados.
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