La pandemia de COVID-19 y la generalización del trabajo a distancia que se derivó de ella han supuesto enormes ajustes para personas de todo el mundo. Todos nos hemos considerado afortunados de no estar entre los muchos que perdieron su empleo, pero eso no significa que haya sido fácil la transición a un formato de trabajo tan diferente.
El cambio ha sido especialmente difícil para los recién contratados y los becarios. Aprender a desenvolverse en cualquier empresa será más difícil para cualquiera que no esté en la misma sala que sus mentores o líderes.
Para asegurarse de que sus becarios siguen siendo miembros productivos e interrelacionados de su equipo, sólo necesita unas cuantas estrategias nuevas y algo de planificación previa. Utilice estos consejos para que sus programas de prácticas sean lo más beneficiosos posible para todos, incluso cuando solo conozca a sus becarios a través de una pantalla.
1. Involucrar a más gente
No se quede callado ni pase por alto las prácticas con los empleados actuales. Si quiere que sus becarios se sientan realmente parte de la empresa, tiene que conseguir que el resto de la empresa esté de acuerdo.
Haga que todos se entusiasmen con los nuevos becarios. Haz que sea un anuncio divertido, elogia sus cualificaciones y logros al tiempo que hablas de la nueva perspectiva que aportarán.
También puedes pedir a los becarios que escriban un breve mensaje sobre sí mismos y sus intereses y que lo incluyan en el correo electrónico de anuncio. De este modo, se pone en marcha el proceso para que todos conozcan a los nuevos becarios y se sientan como cualquier otro miembro del equipo.
2. Dedique tiempo a las cosas buenas
El cambio repentino al trabajo desde casa ha dado lugar a una queja frecuente: los empleados a menudo echan de menos las pequeñas charlas en los enfriadores de agua y los breves intercambios con sus compañeros de trabajo. Esto puede hacer que cualquiera se sienta aislado y desconectado de su equipo. Es aún peor para los recién contratados, que no han tenido la oportunidad de relacionarse con sus compañeros desde el principio.
Haz un hueco en la agenda de tus empleados y becarios para charlar. Por ejemplo, organiza una reunión virtual: un momento para que los empleados hablen casualmente de cualquier cosa que no sea trabajo. Es una oportunidad para que todos se conozcan y para que los becarios se sientan más vinculados a sus equipos.
Eso sí, asegúrate de que forma parte del tiempo de trabajo de tus empleados. Si les pides que renuncien a su tiempo personal, es probable que sean menos interactivos porque sólo quieren que se acabe el tiempo y volver a su tiempo libre. Estos chats son una inversión en tu cultura de trabajo y en la colaboración de tus equipos, así que son apropiados para las horas de trabajo.
3. Utilizar un sistema de compañeros
Es estupendo contar con todo un equipo de personas dispuestas a apoyar a los nuevos becarios, pero puede resultar abrumador cuando hay demasiadas personas esperando para ayudar. En su lugar, asigna a cada becario un "compañero de nueva contratación".
Este "compañero" debe ser la persona de contacto del becario para conocer la empresa. Puede informarles de todos los protocolos generales, tanto formales como informales. Puede ayudar a los becarios a conocer los entresijos de la empresa y presentarles a otras personas que podrían convertirse en buenos amigos.
Asegúrate de que el compañero que elijas sea alguien que realmente encarne la cultura de tu empresa. En muchos sentidos, esta persona guiará la forma en que el becario se sienta en su nuevo entorno de trabajo, por lo que querrás que su influencia sea positiva. Para ayudarles a mantenerse en contacto, pídeles que mantengan una reunión permanente a intervalos regulares, por ejemplo una vez a la semana.
4. Establecer el tiempo con varios equipos
Cada becario debe tener un equipo específico con el que trabajar, pero toda empresa necesita una colaboración sana para rendir al máximo. Para ayudar a los becarios a conocer a otros equipos y fomentar su colaboración, organízales reuniones con varios equipos.
En concreto, presente a sus becarios a equipos relacionados con sus propias funciones. Por ejemplo, un becario de desarrollo de UX debe familiarizarse con los desarrolladores de backend, operaciones de desarrollo, etcétera. No es necesario que se reúnan con los contables o los equipos de atención al cliente.
Estas reuniones deben ser casuales y algo informales. Deben ser sesiones para "conocerte" más que reuniones de trabajo detalladas.
5. Elija materiales interactivos de incorporación
Cuando se incorpora a un nuevo becario o empleado en la oficina, el simple hecho de que se encuentre dentro de la cultura de la empresa puede ayudarle a mantener su compromiso. En ese entorno, es posible que puedas prescindir de materiales de incorporación secos y pasivos, como manuales escritos.
En un entorno remoto, sin embargo, hay que hacer un esfuerzo adicional para que los becarios se sientan comprometidos y conozcan mejor la empresa. Para ello, debes hacer que el proceso de incorporación sea más práctico, interactivo y atractivo.
Por ejemplo, opte por la instrucción práctica con los miembros de su equipo de becarios o sus compañeros recién contratados para una mayor parte del proceso de incorporación. Utiliza vídeos con ejercicios activos en lugar de manuales escritos.
6. Crear vínculos con otros recién llegados
Por muy acogedores que sean usted y sus empleados, la llegada de un nuevo becario siempre es estresante y supone un reto. Puede ayudar que los becarios tengan contactos con otras personas que estén en su misma situación.
Puede hacerles ese regalo creando un grupo de recursos para empleados (ERG) para becarios y nuevos empleados. De este modo, los becarios se sentirán más vinculados a la experiencia porque la vivirán con otras personas, no solos.
Establezca este grupo para que se reúna con regularidad, quizá una o dos veces al mes, para que los becarios y los recién contratados puedan hablar de sus retos, conocerse y compartir consejos.
7. Pedir opiniones
Tus becarios no sólo están ahí para aprender de ti; tú también puedes aprender mucho de ellos si te esfuerzas en escucharles.
Pídales su opinión en distintos momentos de las prácticas. Pídales su opinión sobre el programa de prácticas en general y sobre el proceso de incorporación a distancia.
Aunque los becarios no sean profesionales con experiencia, también pueden aportar valiosos consejos para mejorar el funcionamiento general de la empresa. Le sorprenderá lo que puede captar un par de ojos nuevos, así que pregúnteles cómo puede mejorar.
Sin embargo, para que esto sea productivo, el becario debe sentirse cómodo y seguro siendo sincero contigo. También debe confiar en que sus comentarios se tomarán en serio porque, de lo contrario, no querrá arriesgarse a disgustarte si no hay un resultado positivo.
Debe empezar a transmitir este mensaje desde el primer día. La honestidad y la crítica constructiva continua deben formar parte de la cultura de la empresa.
8. Espere una curva de aprendizaje más larga
Todos los becarios tienen una cierta curva de aprendizaje. Como es lógico, esa curva suele ser más larga cuando se aprende a distancia.
Cuando un becario no tiene a alguien que le enseñe hombro con hombro, es posible que haga menos preguntas o que le cueste más entender las orientaciones de sus instructores. Ajusta tus expectativas en consecuencia y ten paciencia con ellos.
Pero eso no significa que haya que renunciar por completo a las expectativas o las normas. Puede ser útil tener una lista de control para determinados intervalos. Por ejemplo, puedes tener una lista de habilidades que esperas que tus becarios tengan a los 30 días de empezar el programa, otra a los 60 días, y así sucesivamente. Asegúrate de que son adecuadas para un calendario de incorporación a distancia.
También es importante recordar que esas listas de comprobación deben utilizarse para supervisar el progreso de los becarios y hacer los ajustes necesarios. No deben usarse para descartar a un becario o juzgarlo lento en el aprendizaje.
9. Aumentar el tiempo dedicado a los directivos
Las reuniones individuales entre cada empleado y su jefe deberían ser una práctica habitual en cualquier empresa. Son especialmente importantes cuando el equipo trabaja a distancia, ya que los empleados no se comunican con sus jefes con tanta frecuencia.
Amplifica aún más esa importancia para los becarios remotos. Necesitan más orientación porque son nuevos en la empresa y en el mundo laboral en general. Por este motivo, es una buena idea ajustar los horarios de los jefes para que tengan reuniones individuales más frecuentes o largas con los becarios.
En primer lugar, los becarios tienen más oportunidades de hacer preguntas. En segundo lugar, permite a los becarios sentirse más cómodos con sus jefes. Se sentirán más implicados en la empresa, harán preguntas más rápidamente y se sentirán más seguros, lo que puede mejorar su rendimiento.
10. Celebrar las pequeñas victorias
El refuerzo positivo es muy útil para todos los empleados, pero se puede multiplicar por diez en el caso de los becarios a distancia.
En primer lugar, los becarios se adentran en un terreno muy desconocido, por lo que tienden a sentirse inseguros sobre muchos aspectos de su trabajo. No saben que están rindiendo bien a menos que se lo digas, y cuando lo hagas, seguirán con el buen trabajo.
En segundo lugar, hay que crear un vínculo entre la empresa y el becario, porque los empleados rinden más cuando están más implicados en el trabajo. El refuerzo positivo hace que el becario se sienta apreciado, lo que crea una cultura de trabajo más positiva.
Asegúrate de que el resto de la empresa también participa en el éxito de tu becario. Envía boletines por correo electrónico elogiando sus logros e hitos. No olvides hacer lo mismo con tus empleados veteranos.
11. Considerar proyectos de colaboración directa
La mayoría de las personas aprenden mejor realizando una actividad por sí mismas que viendo cómo lo hace otra persona. Al mismo tiempo, necesitan orientación durante todo el proceso para saber si están haciendo bien el trabajo.
Para darles ese equilibrio de trabajo proactivo y orientación, establece proyectos en los que trabajen directamente con otro miembro del equipo. Por ejemplo, puedes asignar un proyecto al becario, pero mientras trabaja en él tiene una videollamada con un directivo.
De este modo, el becario puede hacer preguntas fácil y rápidamente y obtener orientación inmediata para no quedarse atascado esperando una respuesta antes de poder avanzar. De este modo, el miembro más veterano del equipo también puede conocer los procesos de pensamiento del becario para saber cómo ayudarle mejor a aprender y corregir los errores a medida que se producen.
12. Modifica las viejas tradiciones, no las abandones
En los tiempos en que todos trabajábamos en la oficina, muchas empresas tenían tradiciones y formas rutinarias de crear un sentimiento de comunidad en torno a sus empleados. Tal vez hacían que sus equipos almorzaran juntos una vez a la semana o celebraban una entrega de premios cada trimestre. Este tipo de eventos puede hacer que los becarios se sientan más parte del equipo.
Ahora que estamos en un mundo más alejado, no hay que poner fin a esas tradiciones. Simplemente modifíquelas de otra manera. Por ejemplo, puedes seguir celebrando una ceremonia de entrega de premios virtual, y puedes organizar almuerzos de equipo reservando una hora concreta para que los miembros del equipo almuercen y charlen a través de una videollamada.
Esto es especialmente importante cuando tienes un becario a distancia. Al principio ya se sienten como pez fuera del agua, así que imagina cuánto más aislados se sentirían si sus compañeros estuvieran hablando de todas las actividades de grupo divertidas que solían hacer pero en las que el becario no ha podido participar. Unas sencillas modificaciones pueden ayudarle a mejorar la continuidad entre la cultura de la oficina y la cultura del trabajo a distancia.
Incorporar a sus becarios a distancia sin problemas
Nuestro nuevo mundo, de repente más virtual, es difícil de navegar para cualquiera de nosotros. Sin embargo, con un poco de planificación y estrategia, puedes hacer que las experiencias de tus becarios remotos sean más productivas para todos, tanto si el resto del equipo está a distancia como en la oficina.
Aunque los consejos anteriores pueden ser útiles, encontrar al becario adecuado también tiene mucho que ver. Obtenga más información sobre nuestro programa internacional de prácticas y cómo podemos ayudarle a conectar con talentos de primer nivel en todo el mundo.
